Учёт для ИП и транспортных компаний
Рейс закрыт. А документы, налоги и деньги?
Разберёмся с НДС, расходами на машины и расчётами с заказчиками. Если нужно понимать, сколько остаётся с каждого рейса, отдельно настроим управленческий учёт.
Обсудить мою бухгалтериюБесплатная первая консультация · Работаем удалённо
Документы
Налоги
Результат
Собственные, арендованные или в лизинге — по каждой нужно собрать расходы. Топливная карта, ремонт, платная дорога, зарплата водителя: суммы есть, но в учёт они часто попадают в разное время.
Свяжем документы с операциями, проверим расчёты и покажем, чего не хватает для подтверждения расходов.
Клиент платит вам, вы рассчитываетесь с перевозчиком. Но разница между двумя платежами ещё не объясняет, что считать доходом и как начислять НДС.
Разберём договорную модель, вознаграждение и возмещаемые затраты. Настроим учёт под реальные отношения сторон.
Водитель передал часть бумаг, в накладной не хватает сведений, акт не подписан. Нужен список незакрытых рейсов и понятный порядок: кто запрашивает документ и до какого срока.
Одной выписки по карте может быть недостаточно. Проверим первичку, связь затрат с работой и отражение ГСМ, ремонта, лизинга в вашем налоговом режиме.
Холостой пробег, простой, ремонт и отсрочка заказчика съедают результат. Посмотрим отдельно на прибыль и на деньги: заработанный доход не всегда уже лежит на счёте.
Можно передать регулярную бухгалтерию или начать с конкретной проблемы. Состав работ фиксируем до начала обслуживания.
Ведём операции в базе, рассчитываем налоги, готовим отчётность и сверяем расчёты с бюджетом. Заранее сообщаем, какие документы нужны для закрытия периода.
Проверяем авансы, реализацию, входящие документы и право на вычеты. Для УСН сравниваем доступные варианты на цифрах бизнеса.
Подробнее об учёте НДС
ГСМ, ремонт, запчасти, аренда, лизинг и дорожные платежи. Проверяем документы и порядок признания расходов — для бухгалтерии и налогов он может различаться.
Кадровые документы, зарплата, НДФЛ, взносы и подотчётные суммы. Согласуем, кто передаёт сведения о рабочем времени и выплатах за рейсы.
Кадровый учёт
Сверяем задолженность заказчиков и расчёты с исполнителями. Помогаем организовать передачу первички, чтобы незакрытые рейсы не обнаруживались перед отчётностью.
По отдельному заданию настроим управленческий отчёт по рейсам, машинам или направлениям. Договоримся об исходных данных и распределении общих расходов.
Управленческий учёт
Налоги, документы или деньги за рейсы? На первой консультации разберём вашу задачу и скажем, с чего начать.
НДС при УСНСравним налоговую нагрузку с учётом топлива, лизинга и входящего НДС.
Для перевозчика с затратами на топливо и лизинг важно, сколько входящего НДС подтверждено документами. Сравнивать только проценты недостаточно: специальные ставки 5% и 7% и общие ставки имеют разные правила вычетов.
Сначала проверим ваш режим, право на освобождение и применимость ставок. Затем посчитаем нагрузку с учётом расходов, авансов и цен в договорах.
Разъяснения ФНС
Международные рейсыПроверим маршрут, договоры и документы. Одного иностранного заказчика недостаточно.
Иностранный заказчик сам по себе не даёт права на нулевую ставку. Имеют значение вид услуги, маршрут, роль вашей компании и подтверждающие документы.
Проверим условия применения ставки и состав документов для конкретной операции. Работу с экспортом, импортом и валютными расчётами обсудим отдельно.
Сопровождение ВЭДЭлектронные документыСогласуем, кто создаёт и подписывает ЭПД и как бухгалтерия получает первичку.
Нужно определить, кто создаёт документ, кто подписывает его на погрузке и выгрузке и как сведения попадут в учёт. Если этот порядок не согласован, электронный документ тоже может остаться незавершённым.
С 1 сентября 2026 года для предусмотренных законом перевозочных документов действует обязательная электронная форма, с установленными исключениями. Переходный период дорожных проверок до 1 марта 2027 года не означает общего переноса этой обязанности.
Со стороны бухгалтерии поможем выстроить передачу и контроль первички. Подключение оператора ЭПД и технические интеграции согласуются отдельно.
Разъяснения МинтрансаПравила проверены 1 октября 2026 года. Применимость требований зависит от операций и договоров вашей компании.
Управленческий учёт
Диспетчер видит ставку, водитель — пробег, бухгалтер — документы. Чтобы получить результат по рейсу, эти данные нужно соединить.
В отчёте отдельно покажем доход, прямые затраты, долю общих расходов и состояние оплаты. Тогда видно, какой заказчик приносит прибыль, а какой надолго занимает оборотные деньги.
Такой отчёт не входит автоматически в ведение бухгалтерии. Согласуем его состав, периодичность и правила распределения расходов.
Обсудить учёт по рейсамЭто пример управленческого расчёта, не кейс клиента. Суммы приведены без возмещаемого НДС. Невозмещаемый НДС включается в соответствующие затраты.
−35%
Разобрали расходы на топливо и отношения с заказчиком. Изменили договорные условия и порядок закупки топлива.
Как снизили налоги
340 000 ₽
Восстановили учёт и подготовили документы для подтверждения ставки 0% по международным грузоперевозкам.
Как подтвердили НДС 0%Результаты отдельных проектов. Решение и возможный эффект для вашей компании определяются после анализа.
Какие перевозки, кто заказчики, сколько операций, какой режим. Выбираем задачи: регулярный учёт, проверка НДС или восстановление прошлых периодов.
Проверяем отчётность, расчёты и незакрытые документы. Фиксируем обнаруженные проблемы и отдельно оцениваем исправления.
Кто передаёт первичку и данные по водителям, в какие сроки, где обсуждаем вопросы. Определяем, что и когда получает собственник.
Количество машин — лишь один из факторов. Учитываем режим налогообложения, документы, сотрудников, международные операции и нужные отчёты. Восстановление учёта и аналитику рейсов оцениваем отдельно.
Посмотреть базовые тарифыДля первого разговора достаточно знать:
Да. Объём работы зависит не только от количества машин: важны налоговый режим, число рейсов и документов, сотрудники, расчёты с заказчиками. На консультации выясним, что вам нужно вести регулярно, и предложим состав обслуживания.
Да. Для экспедитора начнём с договоров и расчётов: кто оказывает услугу, от чьего имени заключаются сделки, как выделено вознаграждение и какие суммы возмещает клиент. Нельзя автоматически считать все поступления доходом или, наоборот, исключать из него оплату перевозчика — сначала нужно разобраться в договорной модели.
Сравним варианты на ваших цифрах: выручку, подтверждённые расходы, входящий НДС, авансы и условия заказчиков. Низкая ставка сама по себе ещё не означает меньшую нагрузку. Сначала проверим право на освобождение и применимость ставок, затем посчитаем итог.
Попросим доступ к базе учёта, сведения о налоговом режиме и отчётности, банковские выписки, договоры с заказчиками и перевозчиками, документы по рейсам и расходам. Если есть сотрудники или лизинг, понадобятся и эти данные. Точный список дадим после знакомства с вашей работой.
Можно. Согласуем дату передачи, проверим остатки, расчёты с бюджетом и контрагентами, отметим неполученные документы. Если за прошлые периоды нужно восстановление учёта, оценим эту работу отдельно до начала обслуживания.
Такой учёт можно организовать как отдельную задачу. Для него нужны данные по рейсам, пробегу, топливу, оплате водителей и другим затратам. Заранее договоримся, кто передаёт сведения и как распределяются общие расходы. Без этих данных отчёт не покажет достоверный результат.
Нет. Обмен обычной первичкой и передача перевозочных документов в ГИС ЭПД — разные задачи. Нужен оператор ЭПД и согласованный порядок подписания с участниками перевозки. Со стороны учёта проверим, какие документы должны поступать в бухгалтерию; техническое подключение и интеграции согласуются отдельно.
Наш офис находится в Ростове-на-Дону, а учёт можно вести удалённо. Документы и доступы передаются по согласованным каналам. На старте определим, как будут поступать сведения от водителей, диспетчера и ответственного за документы.
